Guillaume Coeuru et Sébastien Mourry, respectivement chef de projet et directeur d’Aski-da Formation (précédemment lapins bleus formation), reviennent sur le projet ISE, un projet d’accompagnement au changement qui a été mené lors du renouvellement de l’ensemble des outils de fabrication de France 24.
- Sébastien, peux-tu nous dire en quoi consistait ce projet de formation pour France Médias Monde ?
Sébastien Mourry : Il s’agit d’un projet de formation qui s’intègre dans le renouvellement de l’ensemble des outils de fabrication de France 24 destinés à produire les news et les magazines, par un nouveau système, avec de nouvelles technologies. Cela impliquait la formation de 700 collaborateurs avant la mise à l’antenne. Il s’agit donc d’un projet d’envergure, pour lequel nous avons nommé un chef de projet, Guillaume Coeuru, qui a piloté le projet de formation aux côtés de l’intégrateur Qvest.
- Guillaume, quels étaient les principaux enjeux de ce projet en tant que chef de projet ?
Guillaume Coeuru : Les principaux enjeux étaient de pouvoir proposer une cohérence tout au long de la période de formation aux 700 collaborateurs, et de ce fait, de pouvoir disposer d’une plateforme fonctionnelle et techniquement proche de l’attendu près de 4 mois avant la bascule. Mais également de disposer d’un jeu de données suffisant pour simuler des situations réelles en formation, de pouvoir faire face à la parallélisation des formations dans 2 salles avec de deux à quatre sessions par jour, par salle, et enfin de proposer des formations représentatives et adaptées aux usages des utilisateurs et à leurs différents profils.
- A quel moment as-tu commencé ta mission de chef de projet ?
Guillaume Coeuru : Comme nous avons proposé au client un plan d’accompagnement au changement, conformément à notre méthodologie, ma mission a démarré très en amont, au moment des ateliers de spécifications. Il est important que le chef de projet assiste à ces ateliers, pour comprendre les choix technologiques qui sont faits par l’équipe projet du côté de France Médias Monde, et ainsi mieux appréhender les impacts utilisateurs. Cela permet d’orienter les formations au plus près des besoins utilisateurs. A partir de là, nous avons conçu les programmes, les déroulés pédagogiques et les supports de cours pour chaque formation, avec, à chaque étape, la validation du client. C’est donc un travail de collaboration.
- Une fois les programmes pédagogiques conçus, vous avez constitué une équipe de formateurs dédiés au projet ?
Guillaume Coeuru : Les formateurs ont été formés, entrainés et sensibilisés à l’écosystème technique et humain du projet et du client en amont. L’enjeu ensuite était de faire passer les informations de manière efficace à des collaborateurs présents de 8h à minuit. Donc une coordination des formateurs a été mise en place, et nous avons maintenu des canaux de communication tout au long de la période de formation. Toutes les instructions, ou éventuels changements de process ont été communiqués via ces canaux. Notre objectif était de s’assurer que les participants reçoivent des données homogènes quel que soit le formateur.
- Quel a été le rythme de la phase de formation des collaborateurs ?
Guillaume Coeuru : En termes de séquences de formations, de mi-octobre à mi-décembre, nous avons travaillé en horaires étendues, avec deux salles de formations à disposition pour respecter le planning du projet. Dans chacune des deux salles de formation, nous commencions par une journée de formation de 8h à 16h et une seconde de 16h à minuit.
Nous avions également des parcours d’une demi-journée, donc parfois 4 sessions en une journée, dans chaque salle. C’est grâce à ce rythme que nous avons pu former 700 personnes en deux mois, du lundi au vendredi, avec une équipe de formateurs aguerris, pouvant s’adapter aux amplitudes horaires et à la multiplicité des profils.
Cela repose aussi sur une relation étroite avec les services de planification du client, permettant d’évaluer quotidiennement le taux de remplissage et de faire des projections sur le nombre de sessions nécessaires, des points hebdomadaires avec l’équipe projet, et une chargée de planification efficace du côté Aski-da Formation, et ultra-réactive.
- Comment se sont déroulées les périodes de formation ?
Guillaume Coeuru : De manière intense comme on peut l’imaginer mais il n’y a pas eu de problèmes techniques majeurs, ce qui a permis une période de formation globalement fluide. Le suivi était fait session par session grâce aux dossiers de formation (comptage des absents, retours utilisateurs…).
- Il y avait également deux personnes en support technique et logistique ?
Guillaume Coeuru : Absolument. Deux techniciens de supports étaient également présents pour passer les infos. Ils ont été un rouage essentiel de la bonne marche des formations. Outre leur travail de pur support, ils ont pris en charge la génération d’un jeu de données quotidiennement, permettant aux journalistes de s’entrainer sur du contenu actualisé. Ils ont également géré la collecte des dossiers de formation, leur numérisation, leurs impressions…
- Vous avez également dispensé des formations techniques ?
Guillaume Coeuru : En effet, le déploiement de la nouvelle infrastructure a nécessité la formation de l’ensemble de l’équipe des Administrateurs Techniques Système. L’enjeu était de mettre à jour les connaissances de l’équipe, en particulier sur les changements induits par l’infrastructure hyperconvergée choisie par le client, l’infrastructure virtuelle MCCUX, les changements fonctionnels de MediaComposer / MCCUX. Nous avons pu nous appuyer sur l’expertise de nos formateurs Aski-da ACI (Avid Certified Instructor) pour créer une formation technique sur mesure adaptée aux process clients ainsi qu’au haut niveau d’expertise des populations formées. Nous avons aussi formé les exploitants techniques (Acquisitions) sur la nouvelle plateforme de MediaCeption / Live Ingest – EVS Via-Map.
- Comment s’est déroulée la phase de mise à l’antenne ?
Guillaume Coeuru : La mission comportait effectivement un accompagnement utilisateur lors de la mise à l’antenne. La plupart des formateurs ont été mobilisés à partir du premier jour de bascule, pour assurer un accompagnement, parfois en 3 fois 8 ou en horaires de nuit. Le fait que ce soient les mêmes personnes qui forment et qui accompagnent à la mise à l’antenne est une vraie valeur ajoutée. Ainsi, pendant une période d’un mois, tous les collaborateurs ont été accompagnés jours et nuits sur ce changement de technologie. C’est une autre phase du projet qui fait partie de l’accompagnement au changement.
J’ai également été présent lors du week-end de bascule, pour notamment établir une feuille de route pour les accompagnants et rester en backup si besoins.
- Sébastien, quels sont les atouts d’Aski-da Formation pour piloter un projet comme celui-ci ?
Sébastien Mourry : Lorsque l’on mène un projet d’accompagnement au changement comme celui-ci, cela implique un besoin de cohérence globale tout au long des différentes phases. Comme l’a expliqué Guillaume, cela concerne donc aussi bien le suivi de spécifications, la création des documentations soumises à validations, la formation et la coordination de nos formateurs, c’est tout cela qui permet de garantir des sessions de formation homogènes et d’arriver à une satisfaction aussi bien du client final que des stagiaires. A l’issue des sessions, le taux de satisfaction des stagiaires qui a été mesuré a été de 4,7/5, ce qui est un très bon taux.
- La mobilisation des ressources et le travail de planification représentent également des paramètres clés dans le succès du projet ?
Sébastien Mourry : Absolument. Aski-da Formation a, comme l’a dit Guillaume, la capacité de mobiliser de nombreuses ressources, ce qui permet de former un grand nombre de personnes. C’est un des paramètres clés, qui permet à notre organisme de formation d’aller au-delà de la formation et de mettre au service du client notre savoir-faire et notre expérience d’accompagnement au changement, avec une même équipe tout au long des différentes phases, pour permettre le déploiement de projets de ce type avec de forts enjeux. Cela suppose également un travail de planification, pour mobiliser, pendant quasiment 3 mois, des ressources tous les jours, et avoir une vision globale de nos ressources qui interviennent sur les différents projets que nous menons. C’est en effet l’une des clés du succès d’un projet d’accompagnement au changement.
